为确保此次迎接新生工作的顺利开展，在此之前，学院召开了党政联席会议、新生班主任会议、班主任助理会议等，对于迎新工作进行了全面的动员和部署。外国语学院党总支书记于国华、学院院长潘桂荣、副院长王玉环、党总支副书记王晓雷出席上述会议，对迎新工作做了重点部署。在新生班主任会议上，党总支于国华书记强调新生班主任要表现出高度的责任感，尤其是关心新生的心理波动，以免出现心理问题；新生班主任助理要全力协助班主任的工作，以高度的热情积极帮助2009级新生，将良好的风尚一级一级的传下去。会上新生班主任签署了《2009级新生安全责任状》。

    在外国语学院学生干部会议和全体学生大会上，学工办老师向学院每位同学都提出了明确要求，要求高年级同学一定以积极饱满的热情迎接新同学，让其感受到外国语学院这个大家庭的温暖。

    报到现场，高年级同学积极帮助报到新生验印、交费、安排宿舍、清点被服用品等，工作做得细致周到。到中午时分，下起了淅淅沥沥的小雨，气温较低，但是迎接新生的热情仍没有递减，老生同学为新生打起雨伞，耐心解答新生同学的各种问题，向新生介绍学校的各项情况，帮助新同学熟悉环境。

    报到新生和家长纷纷表示，他们对外国语学院的迎新工作感到十分满意，同时对发给他们的新生家长一封信表示感谢，从中切实体现出了外国语学院迎新工作的求真、务实、以人为本的工作作风。